Što je ovo? Vlasnik / Administrator

Svaki hotel može dobiti vlastitu javnu web stranicu (landing) koja gostima pokazuje sobe, dostupnost i lokalnu ponudu te prima upite za rezervaciju i online narudžbe. Stranica je odvojen projekt, ali sve podatke povlači iz HotelTRS-a putem sigurnog API-ja — uvijek samo za vaš hotel.

1. Povezivanje stranice s hotelom (ključevi)

1. Otvorite Web stranica i trgovina → Odredišna stranica.
2. Kliknite „Generiraj" da dobijete Publishable ključ (smije biti u pregledniku — veže stranicu na vaš hotel).
3. Kliknite „Generiraj / rotiraj tajni ključ" za poslužiteljski (BFF) tajni ključ. Kopirajte ga odmah — prikazuje se samo jednom (sprema se kriptiran kao hash).
4. U Dozvoljene domene upišite adresu na kojoj će stranica biti objavljena (po jedna u retku).
5. Uključite „Stranica aktivna" i željene značajke (rezervacije, webshop), pa Spremi.

2. Izgled (branding)

1. Na istoj stranici ispunite logo URL, boje (primarna/sekundarna/naglasak), hero slike (URL-ovi, po jedan u retku) te naslove i tekstove (EN i HR).
2. Spremite — stranica povlači novi izgled bez ponovne objave (rebranda se iz aplikacije).

3. Webshop i Stripe naplata

1. Otvorite → Postavke trgovine, uključite Webshop i postavite valutu i zadani PDV %.
2. Upišite Stripe publishable i secret ključ te webhook secret (tajni ključevi spremaju se kriptirano; ostavite prazno da zadržite postojeće).
3. U Stripe nadzornoj ploči (Developers → Webhooks) registrirajte webhook URL koji je prikazan na ekranu.
4. U → Artikli dodajte proizvode (naziv EN/HR, kategorija, cijena, PDV, zaliha, slika).
5. Narudžbe i status plaćanja pratite u → Narudžbe.

1. Prva prijava u sustav

Administrator vam je poslao email s vašim korisničkim računom. Pristupite stranici za prijavu i unesite podatke.

1. Otvorite stranicu — u browseru otvorite https://hotel-trs.com. Za mobitel: instalirajte HotelTRS aplikaciju iz Google Play / App Store.
2. Unesite email — koristite e-mail adresu koju vam je dao administrator.
3. Unesite lozinku — pazite na velika/mala slova. Ako ste prvi put — koristite privremenu lozinku iz emaila.
4. Kliknite „Prijava" — sustav vas vodi na početnu stranicu prema vašoj ulozi.

2. Odjava (Logout)

1. Web: kliknite „Odjava" na dnu lijeve navigacije (ispod logotipa hotela).
2. Mobile: Profil → kliknite ikonu izlaza (gornji desni kut) → potvrdite.

3. Promjena lozinke

1. Kliknite na svoje ime/avatar gore desno → „Uredi račun" (ili na mobilu: Profil).
2. Pronađite sekciju „Promjena lozinke".
3. Unesite trenutnu lozinku, novu lozinku, te potvrdite.
4. Spremite — odmah se aktivira.

4. Promjena jezika (HR / EN)

HotelTRS podržava hrvatski i engleski jezik. Sustav se može prebaciti bez odjave.

1. Web: ikona globusa (🌐) u gornjem desnom kutu → odaberite jezik.
2. Mobile: Profil → Postavke → Jezik.

5. Financiranje EU (NextGenerationEU)

Na dnu stranice za prijavu, unutar aplikacije te na javnoj web stranici prikazan je amblem Europske unije i napomena o financiranju projekta iz Nacionalnog plana oporavka i otpornosti (NPOO).

Web — Glavni izbornik (lijevo)

Sve glavne funkcije nalaze se u lijevoj navigaciji. Klikom na ime kategorije otvara se padajući izbornik. Pojedinačni linkovi vode izravno na stranicu.

1. Početna / Dashboard — sažetak danas otvorenih stavki.
2. Oglasna ploča — interne objave.
3. Dostupnost — vaš osobni status (radi, slobodan, godišnji…).
4. Osoblje i HR ▸ osoblje, smjene, sati.
5. Sobe i gosti ▸ sobe, dostupnost, personalizacija, boravci, gosti.
6. Operacije ▸ radni zadaci, odjeli, defekti, servisni nalozi, čišćenje, tlocrti, nabavka.
7. Inventar / Dokumenti / Kuhinja / Tourist Guide — pojedinačne stavke.
8. Financije ▸ stavke, računi.
9. Statistike ▸ moje, popunjenost, prihodi, zadaci, servis.
10. Administracija ▸ (samo admin) audit, smart lock, GDPR, booking kanali.
11. Upute — ova stranica (sve iznad „Imenik kontakata").
12. Imenik kontakata — adresar svih kontakata hotela.

Mobile — Donja navigacija

Mobilna aplikacija ima 4–5 ikona na dnu (ovisno o ulozi):

1. Home 🏠 — pregled važnih stavki za danas.
2. Zadaci 📋 — radni zadaci dodijeljeni vama.
3. Chat 💬 — interna komunikacija (pojedinačno ili po odjelima).
4. Obavijesti 🔔 — push poruke iz sustava.
5. Profil 👤 — vaši podaci, postavke, izlaz.

Kratki pregled uloga

1. HotelOwner / Administrator — puni pristup. Sve postavke, financije, osoblje.
2. Supervisor — vodi smjene i zadatke, ne ulazi u financije.
3. Receptionist 🧑‍💼 — boravci, gosti, dostupnost, check-in/out, računi.
4. Accountant — financije, računi, izvještaji.
5. HumanResources — osoblje, smjene, sati.
6. Organizer — događaji, FloorPlans, rezervacije stolova.
7. Waiter / Bartender 🍷 — narudžbe, stolovi, kuhinjski meniji.
8. Chef / KitchenStaff 👨‍🍳 — kuhinjske narudžbe, recepti, meniji.
9. Cleaner 🧹 — zadaci čišćenja, defekti.
10. Maintenance 🔧 — servisni nalozi, popravci.
11. ProcurementManager — inventar, nabavka.
12. Client 🛎️ — gosti hotela (uglavnom mobile).

1. Stvaranje novog boravka (rezervacija) Recepcija

Boravak (Hotel stay) je glavni zapis u sustavu — povezuje gosta, sobu, datume i cijene.

1. Otvorite Sobe i gosti → Boravci u lijevoj navigaciji.
2. Kliknite „+ Novi boravak" (gore desno).
3. Unesite datume dolaska i odlaska.
4. Odaberite tip sobe ili konkretnu sobu (sustav prikazuje samo slobodne za odabrani period).
5. Unesite broj gostiju (odrasli / djeca). Brojači poštuju ograničenja sobe: maks. broj odraslih i maks. broj djece (ako su postavljeni na sobi) — djeca smiju popuniti krevete iznad granice odraslih, do kapaciteta sobe.
6. Povežite glavnog gosta: tipkajte ime — ako postoji u bazi, odaberite ga; ako ne, kliknite „Stvori novog gosta".
7. (Opcionalno) Unesite kontakt e-poštu gosta — koristi se za račune i ankete nakon boravka. Preporučeno za rezervacije s kanala (Booking.com/Airbnb), gdje je OTA e-pošta samo privremeni alias.
8. (Opcionalno) Unesite posebne zahtjeve (krevetić, alergije, „rana prijava"…).
9. Spremite — boravak je u statusu „Najavljen".

2. Check-in (prijava gosta) Recepcija

Kada gost dođe na recepciju, prebacujete boravak iz „Najavljen" u „Aktivan".

1. Pronađite boravak u Boravci (filtrirajte po datumu dolaska = danas).
2. Otvorite boravak klikom.
3. Provjerite/uskladite podatke gosta — ime, prezime, datum rođenja, OIB / broj dokumenta, državljanstvo.
4. Ako postoji više gostiju u sobi, dodajte suputnike (gumb „+ Dodaj gosta u sobu").
5. Skenirajte / unesite broj dokumenta (osobna iskaznica ili putovnica) — obavezno za prijavu MUP-u.
6. Kliknite „Check-in" — boravak postaje aktivan, gost dobiva pristup wifi-ju / pametnoj bravi / mobile QR kodu.

3. Check-out (odjava gosta) Recepcija

1. U Boravci pronađite aktivne boravke (filter: status „Aktivan").
2. Otvorite boravak gosta.
3. Pregledajte dodatne stavke (mini bar, restoran, spa…) — sve se automatski povlači iz drugih modula, ali provjerite.
4. Kliknite „Izračunaj" — vidite totalni iznos.
5. Otvorite „Naplati" → odaberite način plaćanja (gotovina, kartica, transakcijski).
6. Generirajte fiskalni račun — sustav ga automatski šalje u poreznu (fiskalizacija).
7. Kliknite „Check-out" — boravak je završen, soba se stavlja u status „Za čišćenje".

4. Otkazivanje boravka

1. U Boravci otvorite boravak.
2. Kliknite „Otkaži" — sustav traži razlog (gost otkazao, no-show, hotel ne može…).
3. Ako ima predujam — odlučite o povratu (pun, djelomičan, ništa) prema pravilima hotela.
4. Spremite — soba se vraća u dostupne za te datume.

Kako prijaviti dostupnost

1. Otvorite Dostupnost u izborniku.
2. Kliknite na datum (ili raspon datuma).
3. Odaberite status: Radim, Slobodan, Godišnji odmor, Bolovanje, Plaćeno odsustvo.
4. (Opcionalno) Dodajte napomenu.
5. Spremite — vaš nadređeni vidi promjenu i može odobriti.

Pretraga i uređivanje

1. Otvorite Sobe i gosti → Gosti.
2. Pretražite po imenu, prezimenu, e-mailu ili broju dokumenta.
3. Otvorite gosta klikom — vidite: kontakt, dokumente, povijest boravaka, preferencije.
4. Uredite podatke ili dodajte napomenu (npr. „VIP", „alergija na orahe").

Registracija novog gosta — jedan gumb, dvije opcije Admin/Recepcija

1. Sobe i gosti → Gosti → „Registriraj gosta" — otvara se izbornik s dvije opcije.
2. „Prikaži QR kod odmah" — za gosta koji je prisutan ili dostupan: unesite e-mail gosta (sustav upozorava ako je već registriran) → otvara se prozor s QR kodom i poveznicom. Po želji dodajte napomenu, odaberite jezik PDF-a, pošaljite na e-mail ili preuzmite PDF.
3. „Registriraj gosta" (neaktivni gost) — za gosta koji još ne koristi aplikaciju: unesite ime, prezime i e-mail → račun se kreira odmah, bez slanja e-maila. Gosta odmah možete povezivati s rezervacijama, a aktivirate ga kasnije iz popisa gostiju.

Aktivacija neaktivnog gosta (QR) Admin/Recepcija

1. U popisu gostiju, neaktivni gosti u stupcu Akcije imaju dva dodatna gumba: „Prikaži QR kod" (ikona QR) i „Pošalji na e-mail" (kuverta).
2. Klikom na bilo koji otvara se prozor s imenom, prezimenom i e-mailom gosta — po potrebi ih uredite prije nastavka; račun se ažurira.
3. „Prikaži QR kod" — pokažite QR gostu na ekranu. „Pošalji na e-mail" — sustav šalje e-mail s poveznicom i PDF-om s QR kodom.
4. Gost skenira QR (ili klikne poveznicu) i u mobilnoj aplikaciji dovršava registraciju: e-mail je zaključan, ime i prezime su predispunjeni (može ih urediti), postavlja vlastitu lozinku i odmah je prijavljen. Otvori li poveznicu na računalu, registraciju dovršava u web pregledniku i zatim se prijavljuje svojom novom lozinkom.

Definiranje opcija (admin) Admin

1. Otvorite Sobe i gosti → Personalizacija sobe.
2. Dodajte novu opciju: ime, opis, cijena (ako se naplaćuje).
3. Označite koje tipove soba ova opcija podržava (pr. „bračni krevet" samo za double).

Korištenje pri rezervaciji Recepcija

Kod stvaranja/uređivanja boravka kliknite „Dodaj personalizaciju" → odaberite ponuđenu opciju (krevetić, balkon, kava u sobi, alergija na pero…).

Dodavanje sobe Admin

1. Otvorite Sobe i gosti → Sobe.
2. Kliknite „+ Dodaj sobu".
3. Unesite: broj sobe, kat, tip sobe (single/double/suite/…), maks. kapacitet, a po želji i maks. broj odraslih te maks. broj djece (Booking.com model — vidi napomenu ispod).
4. Dodajte cijene po sezonama (ako koristite dinamičke cijene).
5. Učitajte fotografije i kratak opis.
6. Označite koji amenitiji postoje (klima, sef, balkon, mini bar…).
7. Spremite.

Promjena tarife sobe (tip sobe) Admin

Tarifu (tip sobe) možete promijeniti i sobi koja već ima aktivne rezervacije (najavljene ili prijavljene goste). Rezervirane noći se pritom ne preračunavaju: prije promjene sustav svakoj budućoj noći svake aktivne rezervacije u toj sobi zaključa cijenu po kojoj je prodana, pa gost plaća točno ono što mu je potvrđeno.

1. Otvorite Sobe i gosti → Sobe i kliknite ✎ uz sobu.
2. U polju Tip sobe odaberite novu tarifu (ili (none) da je uklonite) → Spremi.
3. Za više soba odjednom koristite skupnu izmjenu tarife: odaberite tarifu, označite sobe → Primijeni.

Čitanje kalendara Recepcija

1. Otvorite Sobe i gosti → Dostupnost soba.
2. Lijevo vidite popis svih soba, gore datume. Šarene trake = boravci.
3. Kliknite na bilo koju traku → otvara se boravak.
4. Klikom na prazan dan možete kreirati novi boravak.
5. Da blokirate sobu (radovi, sezonsko zatvaranje) → desni klik na ćeliju → „Blokiraj".

Mreža cijena (Price Grid) — kanal Direct Administrator

1. Otvorite Cijene → Pregled cijena.
2. Odaberite kanal (Direct / Booking.com), godinu i mjesec.
3. Svaki redak je soba, svaki stupac je dan. Cijena se prikazuje po broju gostiju (1 osoba, 2 osobe…).
4. Kliknite ćeliju da je odaberete. Držite Ctrl/Cmd za više ćelija. Držite Shift i povucite za pravokutni odabir.
5. S odabranim ćelijama → „Skupna izmjena" mijenja cijenu/restrikcije za sve odjednom.
6. Za zadane (default) cijene tipa sobe: Cijene → Tipovi soba → ✎ uz tip sobe → uredite vrijednost po broju gostiju.

Dvostrukim klikom na ćeliju cijene ili na ćeliju „Zatvoreno” uređujete tu ćeliju izravno na rešetki; dvostruki klik na red sobe otvara skupnu izmjenu za cijeli mjesec. Cijene i zatvaranje za noći s aktivnom rezervacijom ili prijavljenim gostom su zaključani.

U obrascu za uređivanje/dodavanje tipa sobe sekcije Sezone i Restrikcije mogu se sklopiti/raširiti klikom na naslov sekcije. Ako sobe već koriste taj tip, ispod polja Max. broj gostiju prikazuje se koliko soba ga koristi i najveći maks. broj odraslih među njima (odnosno kapacitet, ako nije postavljen) — vrijednost se ne može spustiti ispod te granice (sobe s više odraslih bi inače imale odraslog gosta bez definirane cijene; djeca ne trebaju vlastite cjenovne razrede).

Mreža cijena — kanal Booking.com Administrator

Kad na istoj stranici (Cijene → Pregled cijena) odaberete kanal Booking.com, rešetka se potpuno mijenja: redci više nisu sobe, već par tip sobe + tarifa — jer Booking.com prodaje po tipu sobe i tarifi, ne po pojedinačnoj sobi. Cijene se računaju istim kodom koji priprema pravu OTA objavu, pa brojevi ovdje trebaju odgovarati onome što je na Booking.com — uz dvije iznimke: dok je automatsko slanje isključeno (vidi upozorenje ispod) izmjene se ne šalju, i Booking.com ponekad zaokružuje prikazanu cijenu za 1 gosta drukčije od izračunate vrijednosti ovdje.

Raspored rešetke namjerno prati Booking.com Extranet kalendar, da se lakše snalazite između dva ekrana: jedan naslov po tipu sobe, ispod njega traka „Status jedinice" (zeleno = dostupno, crveno = bez kapaciteta), pa redci „Sobe za prodaju" i „Rezervirano", a zatim svaka tarifa kao uvučeni podnaslov sa svojim redcima cijena — kao tarife ispod sobe na Extranetu. Tarifa za jednog gosta („× 1") prikazuje se ispod glavne tarife tipa sobe. Dani bez kapaciteta (0 soba za prodaju) dodatno su crveno obojani na svim redcima cijena tog tipa sobe — kao na Extranetu; zelena (dnevna iznimka) i tamnocrvena (zatvoreno) oznaka imaju prednost pred tim obojenjem.

1. Svaka tarifa ima najviše dva reda cijene: „Cijena (puna popunjenost)" i, ako tip sobe prima više od jednog gosta, „Cijena (1 gost)". Model cijena kanala (Maksimalna / jedan gost ili Izvedeno cijenjenje) prikazan je jednom, na vrhu rešetke — vrijedi za sve retke jednako, jer se postavlja jednom kod aktivacije kanala, ne po tarifi. Iznimka je tarifa za jednog gosta („× 1"): ona ima samo jedan red cijene, označen „Cijena (1 gost)" — njena jedina cijena i jest cijena za jednog gosta, uređuje se po danu kao i svaka druga.
2. Dvostrukim klikom na ćeliju cijene ili ćeliju „Zatvoreno" upisujete iznimku za taj jedan dan — sprema se odmah i automatski se šalje na Booking.com (ako je kanal povezan i uključeno automatsko slanje cijena).
3. Zelena boja ćelije = na taj dan vrijedi dnevna iznimka umjesto sezonske/osnovne cijene tarife. Dani koji koriste sezonsku ili osnovnu cijenu tarife izgledaju jednako (bez posebne boje) — boja označava samo dnevnu iznimku, ne i koji je sloj cijene aktivan.
4. Skupna izmjena (gumb „Skupna izmjena" ili odabir više ćelija) radi isto, ali za više tarifa/dana odjednom, uz mogućnost brisanja iznimki (povratak na sezonsku/osnovnu cijenu).

Sobe za prodaju (Rooms to Sell) — kanal Booking.com Administrator

Booking.com ne dopušta ručno mijenjanje dostupnosti (inventory) na Extranetu za nekretnine povezane preko channel managera (XML veza) — poruka na Booking.com upućuje na korištenje "connectivity providera". Zato se broj soba za prodaju po tipu sobe i danu, za taj kanal, uređuje isključivo ovdje.

U rešetci Booking.com kanala redak „Sobe za prodaju" prikazuje se jednom po tipu sobe (iznad tarifa tog tipa), jer je dostupnost zajednički fizički resurs svih tarifa istog tipa. Broj u ćeliji je onaj koji se stvarno šalje na kanal — ako je postavljena manja vrijednost od fizički dostupnog broja soba, kanal prima taj manji, postavljeni broj (npr. „držite" 2 sobe izvan Booking.com prodaje).

1. Dvostrukim klikom na ćeliju „Sobe za prodaju" upisujete koliko jedinica tog tipa sobe je ponuđeno na prodaju na Booking.com za taj jedan dan.
2. Vrijednost se sprema odmah i automatski šalje na Booking.com (ako je kanal povezan i uključeno automatsko slanje dostupnosti).
3. Skupna izmjena (gumb „Sobe za prodaju" iznad rešetke) radi isto za više tipova soba/dana odjednom, uključujući brisanje postavljenih vrijednosti (povratak na fizički broj).

Redak „Rezervirano" ispod prikazuje koliko je jedinica tog tipa trenutno nedostupno za prodaju (bilo zbog rezervacije, bilo zbog radova/statusa sobe) — isključivo informativno, ne uređuje se izravno i ne šalje se na Booking.com (kanal svoj broj rezervacija računa sam iz vlastitih rezervacija). Zbroj „Sobe za prodaju" (fizički dostupno) i „Rezervirano" jednak je ukupnom broju soba tog tipa.

Polovična ćelija na granicama boravka Administrator

Ćelije prve i zadnje noći aktivnog boravka prikazuju se podijeljeno na dvije polovice:

• Prva noć (datum dolaska): lijeva polovica = uobičajena cijena prije dolaska (zatamnjena), desna polovica = zaključana cijena boravka.
• Zadnja noć (noć prije odlaska): lijeva polovica = zaključana cijena boravka, desna polovica = uobičajena cijena nakon odlaska (zatamnjena).
• Srednje noći boravka prikazuju jednu zaključanu cijenu, bez dijeljenja.

Zatvaranje sobe (Closed) Administrator

1. Odaberite ćelije (soba × datum) za koje sobu zatvarate.
2. U skupnoj izmjeni označite „Zatvoreno" → spremite.

Što je tarifa? Administrator

Tarifa je imenovana ponuda cijene za OTA kanale (npr. Booking.com), vezana uz tip sobe. Jedan tip sobe može imati više tarifa (npr. „Standardna", „Bez povrata", „S doručkom"), a sve dijele istu dostupnost (isti fond soba).

Svaka tarifa nosi: dvije osnovne cijene — za jednog gosta i za punu popunjenost, sezone (cijene po rasponu mjesec/dan), min/max noćenja, stop-sell i zatvorene raspone datuma. Sve se uređuje ovdje, u ovom obrascu. Iznimke za pojedinačan dan (npr. jedan skuplji vikend) ne uređuju se ovdje — unose se izravno na Booking.com kanalu rešetke cijena i nadjačavaju sezonsku/osnovnu cijenu samo za taj dan.

Tarifa za jednog gosta („× 1") Administrator

Booking.com-ov model izvedenih cijena dopušta samo jedan, vremenski nepromjenjiv popust za jednog gosta (npr. −35 € za sve datume) — različit vikend-popust ili popust za pojedinačan datum tim putem nije moguć. Rješenje je zasebna tarifa za jednog gosta: na Booking.com Extranetu kreirate novu, samostalnu tarifu (NE „izvedenu" iz postojeće!) i u njenim postavkama popunjenosti postavite baznu popunjenost na 1 gosta za svaku sobu. Takva tarifa se gostima prikazuje samo pri pretrazi za jednu osobu, a njena dnevna cijena je upravo cijena za jednog gosta — potpuno uredljiva po danu.

1. Kreirajte tarifu na Booking.com Extranetu (samostalne cijene, bazna popunjenost = 1 na svakoj sobi) i mapirajte je u Administracija → Booking kanali.
2. U TRS-u napravite odgovarajuću tarifu po tipu sobe i u uređivanju tarife uključite prekidač „Tarifa za jednog gosta". Osnovna cijena tada postaje cijena za 1 gosta; prilagodbe po broju gostiju i zasebna cijena za jednog gosta se skrivaju (ne primjenjuju se).
3. Na glavnoj tarifi uklonite prilagodbu za 1 gosta (postavite na „Bez prilagodbe") — inače samac na Booking.com-u vidi dvije različite cijene.
4. Cijene po danu (vikendi, blagdani, pojedinačni datumi) uređujete u rešetci cijena kao i za svaku drugu tarifu — redak je označen „Cijena (1 gost)" i oznakom „× 1".

Pregled po tipu sobe Administrator

Stranica Cijene → Tipovi soba prikazuje oba svijeta cijena u jednom retku, razdvojena naslovima stupaca: „Direktna prodaja" (Zadana cijena — aplikacija za goste) i „Prodajni kanali (OTA)" (Tarife + Status kanala).

Svaki od ta dva prozora (uređivanje tipa/direktne cijene i upravljanje tarifama) ima na vrhu oznaku koja jasno kaže u kojem se „svijetu" nalazite (🔵 Izravno određivanje cijena / 🔵 OTA planovi cijena), plus gumb za brzi prelazak na drugi bez zatvaranja i ponovnog otvaranja iz tablice. Prelazak iz uređivanja direktne cijene odbacuje nespremljene promjene na tom zaslonu — spremite prije prelaska ako želite sačuvati unos.

• Klik na broj tarifa (npr. „3 (2 aktivne)") širi redak s popisom tarifa tog tipa: naziv, cijena, status i na koje je kanale povezana.
• Status kanala pokazuje zdravlje sinkronizacije: 🟢 Sinkronizira se (sve mapirane sobe imaju povezane tarife), 🔵 Mapirano, tarifa nije povezana (cijene se ne šalju — treba povezati tarifu), 🟡 Povezana tarifa neaktivna (slanje je stalo — na kanalu ostaju stare cijene, treba je ponovno aktivirati), ⚪ Nije na prodajnim kanalima. Ispod statusa ispisan je i naziv kanala (npr. „Booking.com") na koji je tip mapiran.

Stvaranje i uređivanje tarife Administrator

1. Otvorite Cijene → Tipovi soba.
2. Kod željenog tipa sobe kliknite „Tarife".
3. „Nova tarifa" → unesite naziv i označite je li aktivna. Osnovne cijene su unaprijed popunjene iz trenutnih Direct cijena tog tipa sobe (ako postoje) — samo početna vrijednost, slobodno ih prilagodite (npr. za OTA komisiju).
4. Postavite dvije osnovne cijene: „Jedan gost" i „Puna popunjenost (N gostiju)". Kanal (Booking.com, model „Maximum / Single") prima obje cijene — punu cijenu sobe i zasebnu cijenu kada u sobi boravi jedan gost. Tipovi soba kapaciteta 1 imaju samo jedan redak i šalju jednu cijenu.
5. Postavite minimalni/maksimalni broj noćenja i po potrebi stop-sell (obustava prodaje).
6. Sezone: „Dodaj sezonu" → naziv, raspon (mjesec/dan od–do) i obje cijene (jedan gost / puna popunjenost). Sezona nadjačava osnovnu cijenu unutar svog raspona.
7. Zatvaranja: dodajte raspone datuma u kojima se ne prodaje (skriveno kad je uključen stop-sell).
8. Spremi.

Povezivanje tarifa s Booking sobom Administrator

Booking.com soba obično ima više svojih tarifa (npr. Fleksibilna, Nepovratna). Svaku tarifu kanala povezujete s vlastitom TRS tarifom — tako Fleksibilna i Nepovratna mogu imati različite cijene i uvjete.

1. Otvorite Administracija → Booking kanali → sekcija sa sobama kanala.
2. Kod OTA sobe odaberite tip sobe — ispod se pojavi po jedan padajući izbornik za svaku tarifu kanala. Odaberite TRS tarifu za svaku (ako tip ima samo jednu aktivnu tarifu, odabire se automatski) → „Mapiraj".
3. Mapirane sobe prikazuju po jednu oznaku za svaku tarifu kanala: 🏷️ tarifa kanala → TRS tarifa, odnosno žuto upozorenje ako tarifa nije povezana.
4. Poveznice mijenjate bez ponovnog mapiranja: kliknite ✎ uz oznake, promijenite odabire i spremite.
5. Tarife kanala dodane naknadno na Booking.com automatski se pojavljuju kao nepovezane oznake pri sljedećem otvaranju stranice — samo ih povežite kroz ✎. Izvedene tarife (npr. automatska nepovratna cijena) prikazane su sivo i ne povezuju se: kanal im cijenu izračunava sam iz nadređene tarife.
6. Stupac Status pokazuje stvarno stanje registracije sobe na Zodomusu (✅ zeleno = registrirana, žuto = još nije — koristite Aktiviraj u stupcu Akcije). Sve radnje nad retkom (✎ uređivanje poveznica, ⏸ pauza, 🔗 odspajanje, uključivanje/isključivanje sobe na kanalu) nalaze se grupirane u stupcu Akcije.

Dodavanje nove tarife kanala Administrator

Nove tarife na Booking.com kanalu stvaraju se u Booking.com extranetu (Rates & Availability → Rate plans) — to je i službeno preporučeni tijek Booking.com-a. Sve ostalo aplikacija odradi automatski.

1. U Booking.com extranetu stvorite novu tarifu. Ako će cijenu voditi TRS, stvorite je kao novu tarifu (ne „na temelju postojeće") — izvedene tarife cijenu dobivaju automatski od nadređene.
2. Otvorite Administracija → Booking kanali — nova tarifa automatski se pojavljuje kao nepovezana oznaka (žuto upozorenje) kod mapiranih soba.
3. Kliknite ✎ uz oznake, odaberite TRS tarifu za novu tarifu kanala i spremite — cijene se od tog trenutka šalju automatski.

Prilagodbe cijena po broju gostiju Administrator

Uz cijenu pune popunjenosti, tarifa može definirati prilagodbe za manji broj gostiju — npr. „1 gost −20%" ili „−10 € po nedostajućem gostu". Booking.com tada sam izračunava cijenu noćenja za svaki broj gostiju iz vaše osnovne cijene.

1. Otvorite tarifu (Cijene → tip sobe → tarife) — sekcija „Prilagodbe cijena po broju gostiju".
2. Za svaki broj gostiju ispod pune popunjenosti odaberite postotak ili fiksni iznos (predznak minus = popust) i spremite — prilagodbe se šalju automatski.

Prijenos postojećih cijena (jednokratno) Administrator

Ako ste ranije imali postavljene Booking.com cijene po starom modelu, otvorite Administracija → Booking kanali i kliknite „Prebaci cijene u tarife". To jednokratno stvori tarifu „Standardna" po tipu sobe iz postojećih cijena/sezona/zatvaranja i poveže mapirane sobe. Sigurno je pokrenuti više puta.

Tijek čišćenja sobe Cleaner

1. Kad gost ode (check-out) — sustav automatski kreira zadatak čišćenja.
2. Sobarica otvara aplikaciju (mobile) → vidi listu soba za čišćenje sortiranu po prioritetu.
3. Otvori sobu → klikne „Započni čišćenje".
4. Po završetku → „Završeno" (ili „Treba popravak" ako naiđe na defekt).
5. Supervisor radi inspekciju i potvrđuje — soba je „Spremno za gosta".

Prijava defekta

1. Otvorite Operacije → Defekti (web) ili „Prijavi defekt" iz menija (mobile).
2. Kliknite „+ Novi defekt".
3. Odaberite lokaciju (soba, hodnik, restoran, sauna…).
4. Opišite problem — što kraće i jasnije („slavina u kupaonici curi").
5. Priložite fotografiju (mobile: direktno iz kamere).
6. Odredite prioritet: Niski / Srednji / Visoki / Hitno.
7. Spremite — Maintenance odjel dobiva push obavijest.

Stvori zadatak Manager

1. Otvorite Operacije → Radni zadaci.
2. Kliknite „+ Novi zadatak".
3. Unesite naslov i kratak opis.
4. Odaberite odjel i (opcionalno) konkretnog zaposlenika.
5. Odredite prioritet i rok.
6. Priložite dokumente/slike ako treba.
7. Spremite — zaposlenik dobiva push obavijest na mobilnu.

Rad na zadatku (zaposlenik) Svi

1. Otvorite zadatak iz „Moji zadaci" (mobile Home).
2. Kliknite „Započni" — status: U tijeku.
3. Dodajte komentar / sliku napretka.
4. Po završetku — „Završen".

Stvori servisni nalog

1. Otvorite Operacije → Servisni nalozi.
2. Kliknite „+ Novi".
3. Opišite što treba (npr. „Klima u sobi 304 — servis i punjenje plinom").
4. Pridružite defekt ako postoji u sustavu (smatra se izvor problema).
5. Procijenjeni troškovi i rok.
6. Dodijelite tehničaru ili vanjskom servisu.

Definicija tlocrta Admin/Organizer

1. Operacije → Tlocrti → „+ Novi tlocrt".
2. Imenujte (Restoran Glavni, Terasa, Bar…).
3. Drag-and-drop dodajte stolove, definirajte broj sjedala.
4. Spremite.

Dijeljeni (komunalni) stol Admin/Organizer

Stol možete označiti kao dijeljeno sjedenje kada želite da ga više gostiju dijeli umjesto da jedna rezervacija zauzme cijeli stol (npr. veliki zajednički stol za degustaciju, „chef's table", bar pult). Tada gosti rezerviraju broj mjesta, a ne cijeli stol.

1. U uređivaču tlocrta odaberite stol.
2. Pod Sjedala uključite prekidač „Dijeljeno sjedenje (rezervacija po mjestu)".
3. Spremite tlocrt.

• Kako rezervacije rade: više rezervacija dijeli stol dok se ne popune sva mjesta. Primjer: stol od 25 mjesta — gost A rezervira 4 mjesta 19:00–21:00, gost B u istom terminu može rezervirati još do 21 mjesta.
• Što gost vidi: pri odabiru stolova dijeljeni stol prikazuje „X od Y mjesta slobodno", a na samom stolu je zeleni krug s brojem slobodnih mjesta. Gost bira broj mjesta (do broja slobodnih), a ne cijeli stol. Dijeljeni stol rezervira se zasebno — ne može se kombinirati s drugim stolovima u istoj rezervaciji.
• Boje: zelena = dovoljno slobodnih mjesta za vašu grupu, žuta = ima mjesta ali manje od broja gostiju, siva = popunjeno.
• Osoblje (recepcija/konobar): prilikom rezervacije za dijeljeni stol unosi se broj mjesta; sustav ne dopušta prekoračenje broja slobodnih mjesta.
• Obični stolovi (prekidač isključen) rade kao i prije — bilo koja preklapajuća rezervacija zauzima cijeli stol.
• Važno: dijeljeno sjedenje ne možete uključiti dok stol ima aktivne ili nadolazeće rezervacije — prvo ih otkažite ili dovršite (inače bi prikaz broja slobodnih mjesta bio netočan).

Rezervacija stola Recepcija/Konobar

1. Otvorite tlocrt → kliknite stol → „Rezerviraj za gosta“.
2. (Opcionalno) Odaberite gosta iz baze, ili samo upišite ime i telefon.
3. Pod Dolazak odaberite „Odmah“ (gost sjeda sad) ili „Odaberi vrijeme“ za rezervaciju unaprijed — npr. gost telefonom traži stol u 14:00.
4. Postavite Ostaju do, broj osoba i bilješke → Smjesti (odmah) ili Rezerviraj (za kasnije).

• Uvijek dostupno: gumb „Rezerviraj za gosta“ stoji i kad za stolom netko sjedi — rezervacija za kasnije nema veze s trenutnim stanjem stola.
• Vaše vrijeme vrijedi: trajanje obroka je samo zadana vrijednost. Ako osoblje upiše vlastiti kraj (kratka kava, dulja proslava), sustav ga zadržava; gost u aplikaciji dobiva standardno trajanje sjedenja.
• Zatvaranje: rezervacija mora završiti prije kraja posluživanja. Uz posluživanje do 22:00 sjedenje od 60 minuta ne može početi u 21:45, ali 21:45–22:00 može. Vrijede i prilagodbe obroka po prostoru (tlocrtu), ne samo po odjelu.
• „Odaberi vrijeme“ traži vrijeme: ako vrijeme dolaska ostavite prazno, sustav to javi i nikoga ne posjeda — prazno se polje više ne tumači kao „odmah“, jer je tako gost bio posjednut umjesto rezerviran za kasnije. Odabrano vrijeme mora biti kasnije od sadašnjeg; za posjedanje sada koristite „Odmah“.
• Posjedanje pri kraju posluživanja: ako je do kraja posluživanja manje od punog sjedenja, sjedenje se skraćuje do zatvaranja — i ponuđeni kraj i spremljeni kraj su isti, bez tihog skraćivanja nakon potvrde.

Rad sa stolom uživo Recepcija/Konobar

• Zauzet stol: ako za stolom već netko sjedi, drugu grupu nije moguće posjesti dok se stol ne oslobodi — bez obzira na to što su termini različiti.
• Dijeljeni stol: više grupa smije sjediti zajedno dok zbroj osoba ne prijeđe broj sjedala (2+2 za stolom od 4 je u redu, 2+3 nije).
• Rani dolazak: ako gosta posjedate prije rezerviranog termina, sjedenje počinje odmah, a sustav pita zadržava li se izvorni kraj ili se računa puno trajanje od sada.
• Kasni dolazak pomiče dolazak unaprijed (+15 do +120 min) da gost ne bude označen kao nedolazak. Sustav zatim pita što je s krajem: „Zadrži izvorni kraj“ — stol se oslobađa kad je i planirano, pa gostu ostaje manje vremena (gost koji kasni i u žurbi je) — ili „Puno trajanje“ — sjedenje se pomiče zajedno s dolaskom, pa se stol drži dulje i to može odbiti sljedeća rezervacija ili kraj posluživanja. Ako kašnjenje ne bi ostavilo nimalo vremena do izvornog kraja, prva je opcija onemogućena.
• Gost dobiva obavijest kada mu se pomakne vrijeme dolaska. Vrijedi za goste koji su rezervirali kroz aplikaciju — kod dolaska bez rezervacije ili telefonske rezervacije nema komu poslati.
• Produlji produžuje sjedenje ako iza nema nikoga i ako rezervacija time ne prelazi kraj posluživanja. Nakon svakog klika prikaže se novo vrijeme.
• Dijeljeni stol na tlocrtu prikazuje zbroj zauzetih mjesta (npr. 4/4), a ne veličinu prve grupe, i ostaje dostupan dok ima slobodnih mjesta. Kad za dijeljenim stolom sjedi više grupa, brze radnje „Oslobodi stol“ i „Zamijeni stol“ se sakrivaju — koristite gumbe na pojedinoj rezervaciji ispod, jer inače nije jasno na koju bi se grupu radnja primijenila.
• Uredi na dijeljenom stolu pokazuje koliko je mjesta slobodno u tom terminu (npr. „0 od 4 mjesta slobodno“), pa je jasno zašto veći broj gostiju nije prihvaćen.
• Uredi se odnosi na jednu rezervaciju i zatvara se kad promijenite stol ili oslobodite stol — tako se već oslobođena grupa ne može spremiti natrag za stol.

Odobravanje zahtjeva za stol Recepcija/Konobar

Restoran može tražiti da osoblje potvrdi svaku gostovu rezervaciju stola. Prekidač je po odjelu: Administracija → Odjeli → uredi odjel → „Automatski prihvati rezervacije stolova“. Kad je uključen, gostova rezervacija odmah vrijedi (kao dosad). Kad je isključen, ona je najprije zahtjev.

• Zahtjev ne drži stol. Dok čeka odgovor, stol ostaje slobodan za sve ostale — više gostiju smije zatražiti isti stol i isti termin. Stol postaje zauzet tek kad jedan zahtjev prihvatite.
• Gdje se vide: na Pregledu uživo pojavi se kartica „Čeka odobrenje“ s brojem zahtjeva; klik na nju otvara popis s gumbima Prihvati i Odbij. Popis pokazuje sve zahtjeve tog tlocrta, i za buduće datume — zahtjev za sutra vidi se već danas.
• Prihvaćanje jednog zahtjeva ne dira ostale. Ako isti stol i termin traži više gostiju, u redu piše koliko ih je („Ovaj stol u isto vrijeme traži još N gostiju“), ali prihvaćanjem jednoga ostali ostaju na čekanju — u to vrijeme su najčešće slobodni drugi stolovi, pa je na vama komu ćete ponuditi drugi stol, a koga odbiti. Na dijeljenom stolu često prođu i svi — 2+2 za stolom od 4 stanu oba.
• Zahtjevi kojima je termin u međuvremenu zauzet u popisu su označeni žuto s „Traženi termin više nije slobodan - ponudite alternativu“. Takav zahtjev nije odbijen: ponudite gostu drugi stol ili vrijeme („Ponudi nešto drugo“) ili ga odbijte. Gumb Prihvati ostaje dostupan — ako stol ipak nije slobodan, sustav to jasno javi.
• Gost dobiva obavijest o svakoj odluci: da je stol potvrđen, da je zahtjev odbijen (uz vaš razlog, ako ga upišete) ili da mu je ponuđen drugi stol odnosno drugo vrijeme.
• Ponudi nešto drugo umjesto odbijanja: u prozoru za odbijanje odaberite „Ponudi nešto drugo“. Sustav sam izračuna koji su termini i stolovi stvarno slobodni — isti stol malo ranije ili kasnije, ili drugi stol u traženo vrijeme — pa vi samo odaberete jedan s popisa; nema nagađanja ni pokušaja koji propadnu jer je stol zauzet.
• Ponuda ništa ne otkazuje — ona drži stol. Gostova rezervacija se premjesti na ponuđeni stol i termin i dobiva status „Na čekanju“. Od te sekunde taj termin je gostov: stol se na tlocrtu vidi kao zauzet i nitko ga drugi ne može uzeti dok gost ne odgovori — obećali ste mu ga. Gost više nigdje ne vidi „Odbijeno“, jer njegova rezervacija nije odbijena.
• Gost odgovara na ponudu u aplikaciji: prihvati — rezervacija postaje potvrđena, a na Pregledu uživo stol zasvijetli i pojavi se obavijest, isto kao kod nove rezervacije, pa osoblje odmah zna da je gost pristao; ili odbije — rezervacija se odbija i stol se u istom trenutku oslobađa za druge. Gost umjesto odgovora smije i sam potražiti drugi stol; napravi li ondje novu rezervaciju, aplikacija ga upozori da će time poništiti staru ponudu i to učini automatski — obična rezervacija stola izvan te situacije ništa ne poništava.
• Stol se u međuvremenu može napuniti. Kako zahtjev ne drži mjesta, prihvaćanje može javiti da stol više nije slobodan — tada gostu ponudite drugi stol ili termin.

Promjena statusa tlocrta s rezervacijama Admin/Organizer

Kad aktivan tlocrt prebacite u Nacrt ili Arhiviran (u uređivaču ili na popisu tlocrta), a on još ima nadolazeće rezervacije — potvrđene, ponuđene ili one koje čekaju odobrenje — sustav prije promjene pokaže upozorenje s brojem rezervacija po danu, pa odlučujete nad stvarnim brojkama.

• „Zadrži rezervacije" — status se promijeni, rezervacije ostaju kakve jesu i nitko ne dobiva obavijest; osoblje ih rješava pojedinačno kao i inače. Pregled uživo ostaje dostupan i za takav tlocrt — gumb s monitorom na popisu tlocrta postane siv umjesto zelen, ali i dalje otvara pregled, pa zadržane rezervacije ne ostaju bez nadzora.
• „Otkaži sve nadolazeće rezervacije" — sve se odbijaju odjednom, a svaki pogođeni gost dobiva obavijest (uz vašu poruku, ako je upišete). Povezane neobrađene narudžbe se zatvaraju; narudžbe koje kuhinja već priprema ostaju kuhinji.
• Zatvaranje prozora odustaje od cijele promjene — status ostaje kakav je bio.

Gost rezervira stol u aplikaciji Mobile

Gost prvo odabere kada želi jesti, a tlocrt se zatim oboji za taj termin — tako ne bira stol koji je u to vrijeme zauzet.

1. Gost otvori tlocrt restorana iz svoje sobe u aplikaciji.
2. Iznad tlocrta odabere datum (danas je zadano, do dana odjave), obrok (doručak / ručak / večera) i vrijeme dolaska.
3. Dodirne stol → odabere jela s menija → potvrdi. Datum, obrok i vrijeme već su ispunjeni, ali se na tom ekranu još mogu promijeniti.

• Boje stolova odnose se na odabrani termin, ne na trenutno stanje: zelena = slobodan u odabrano vrijeme, žuta = u odabrano vrijeme zauzet, ali ima slobodnih termina taj dan, crvena = tog dana nema slobodnog termina.
• Žuti stol — dodirom se otvara popis slobodnih termina toga dana; odabirom termina gost odmah prelazi na meni s tim vremenom.
• Dijeljeni stol prikazuje na sebi oznaku zauzeto/ukupno mjesta (npr. 2/4) i ostaje zelen dok ima slobodnih mjesta.
• Ako danas više nema termina, aplikacija sama predloži prvi sljedeći dan s dostupnošću i to jasno napiše.
• Termin može zauzeti drugi gost dok gost bira stol — tada aplikacija javi da je vrijeme zauzeto i traži odabir novog, umjesto da nastavi s nedostupnim terminom.
• Moje rezervacije prikazuju i naziv rezerviranog stola (npr. „Stol 12"), ako je stol imenovan u uređivaču tlocrta. Ako osoblje premjesti rezervaciju na drugi stol, naziv se osvježi sam.
• Pri promjeni datuma, obroka ili vremena brojači stolova i tlocrt se ponovno dohvaćaju, pa se dok dohvat traje prikazuje učitavanje. Na sporoj vezi se tako ne gledaju stari brojevi kao da su točni. Odabir datuma i vremena ostaje vidljiv i upotrebljiv.
• Ako gost kasni i osoblje pomakne vrijeme dolaska, gost o tome dobiva obavijest, a novo vrijeme se prikaže u aplikaciji.
• Ako restoran traži potvrdu, rezervacija se u „Mojim rezervacijama“ prikazuje kao „Čeka odobrenje“ — to još nije potvrđen stol. Gost dobiva obavijest kad ju osoblje prihvati ili odbije, a dok čeka može ju sam otkazati. Isti stol u istom terminu smiju zatražiti i drugi gosti, pa potvrda nije zagarantirana.
• Ako osoblje ponudi drugi stol ili drugo vrijeme, rezervacija se ne otkazuje: premjesti se na ponuđeni stol i termin i prikazuje se kao „Na čekanju“. Taj je termin od tog trenutka rezerviran za gosta dok ne odgovori — prihvati li ponudu, rezervacija je potvrđena; odbije li je, otkazuje se i stol se oslobađa. Ne odgovori li do vremena dolaska, ponuda istječe i stol se oslobađa.

Poboljšanja prikaza uživo

• Navigacija po datumu: koristite birač datuma, lijevu/desnu strelicu ili gumb „Danas" u zaglavlju za pregled prošlih ili budućih dana. Na datumima koji nisu današnji stranica je samo za čitanje — gumbi Posjedi, Oslobodi, Rezerviraj za gosta i Zamjena su sakriveni.
• Obavijesti o novim rezervacijama: kada netko izradi rezervaciju, pojavljuje se 5-sekundna obavijest. Ako je rezervacija za dan koji trenutno gledate, pripadajući stolovi pulsiraju zlatnim sjajem 5 sekundi.
• Brojač rezervacija po stolu: plavi krug u gornjem desnom uglu stola prikazuje koliko aktivnih rezervacija taj stol ima za odabrani datum.
• Pomak i zoom: kliknite i povucite mišem na praznom dijelu tlocrta da pomaknete prikaz. Držite Ctrl i koristite kotačić miša za zoom.

Konfiguracija Admin

Recepcija, Kuhinja, Čišćenje, Maintenance… Svaki odjel ima voditelja koji vidi sve njihove zadatke.

1. Operacije → Odjeli → „+ Novi odjel" (ime, voditelj).
2. Dodijelite zaposlenike — možete kasnije, u modulu Osoblje.

Automatski prijenos radnih dana Admin

Svaki odjel može imati uključenu opciju „Automatski prenesi radne dane svaki dan". Kada je uključena, sustav rano svako jutro automatski kopira radne dane iz prethodnog dana u tekući dan za sve zaposlenike u tom odjelu — kopiraju se samo vrijeme početka i kraja smjene; broj sati ostaje prazan, a zaključavanje se resetira.

• Preskakanje preklapanja: ako zaposlenik već ima radni dan na tekućem datumu (bilo koji odjel) s preklapajućim vremenskim rasponom, taj se redak preskače — nema dvostrukih rezervacija.
• Izbrisani zaposlenici: ako je zaposlenik obrisan, njegov se radni dan ne prenosi.
• Sigurna ponovljivost: ako se posao slučajno pokrene dvaput, već kopirani radni dani neće biti duplicirani.
• Uključi: Operacije → Odjeli → odaberi odjel → uključi prekidač „Automatski prenesi radne dane svaki dan".

Dostupnost obroka u restoranu Admin

Za odjele tipa Restoran svaki obrok (Doručak, Ručak, Večera) ima prekidač uključeno/isključeno, vrijeme posluživanja i trajanje rezervacije (koliko traje sjedenje za stolom).

• Isključen obrok = ne prikazuje se gostima na mobitelu, ne prima rezervacije stolova i ne šalje podsjetnike za taj obrok.
• Rezervacije stolova moguće su samo unutar uključenog obroka, a kraj rezervacije određuje se prema trajanju tog obroka. Restoran bez ijednog uključenog obroka ne prima rezervacije dok se obroci ne postave.
• Po prostoru (tlocrtu): u uređivaču tlocrta (uz spremljeni tlocrt), pod postavkama, svaki prostor može prekidačem „Poslužuje se" isključiti pojedini obrok (npr. terasa služi samo ručak i večeru), ili prekidačem „Prilagodi" postaviti vlastito vrijeme početka/kraja i trajanje rezervacije za taj obrok. Prema zadanom svaki prostor nasljeđuje vrijeme i trajanje odjela.
• Postavljanje: Operacije → Odjeli → odaberi restoran → po obroku uključi/isključi, postavi vrijeme i trajanje rezervacije.

Stvori narudžbu

1. Operacije → Nabavka → „+ Nova narudžba".
2. Odaberite dobavljača i skladište (kamo ide roba).
3. Dodajte stavke (artikle iz Inventara) — količina i procijenjena cijena.
4. Spremi → status „Najavljeno".
5. Po dolasku robe — otvorite narudžbu → „Zaprimi" → unesite stvarno primljenu količinu.
6. Sustav automatski dodaje stavke u inventar skladišta.

Tijek narudžbe Konobar/Chef

1. Konobar: na tlocrtu odaberi stol → „Nova narudžba" → odaberi stavke iz menija → potvrdi.
2. Kuhinja: vidi narudžbu na ekranu / mobile — započinje pripremu.
3. Kad je gotovo — chef označi „Spremno za serviranje" → konobar dobiva obavijest.
4. Konobar nakon serviranja — „Servirano".
5. Na kraju → „Naplaćeno" (povezuje se s računom/boravkom ako je gost hotela).

Filtri i stranice Chef

• Iznad kartica su filtri: ime gosta ili broj narudžbe (npr. „3-26052026", radi i s upisanim #), raspon datuma i raspon vremena dolaska — datum i vrijeme filtriraju po okvirnom vremenu dolaska (ili vremenu narudžbe kad dolazak nije dogovoren).
• Popis je podijeljen na stranice — brojčanik stranica je ispod kartica. Filtri ostaju pri prebacivanju statusnih kartica.
• Gumb „Očisti" briše sve filtre odjednom.

Dodavanje recepta Chef

1. Kuhinja → Recepti → „+ Novi recept".
2. Naziv, foto, kategorija (predjelo, glavno, deser…).
3. Dodajte sastojke iz inventara — količina po porciji.
4. Unesite upute pripreme (korake).
5. Spremite — sustav računa cijenu koštanja automatski.

Sastavljanje menija

1. Kuhinja → Meniji → „+ Novi meni".
2. Imenujte (npr. „Ljetni meni 2026", „Vikend doručak").
3. Dodajte recepte iz baze → odredite prodajnu cijenu.
4. Postavite razdoblje važenja (od – do).
5. Aktivirajte — konobari ga sada vide pri narudžbi.

Novi artikl Admin/Procurement

1. Inventar → Artikli → „+ Novi".
2. Naziv, jedinica mjere (kom / kg / L), kategorija, dobavljač.
3. Cijena nabave i prodaje (ako se prodaje).
4. (Opcionalno) Minimalna zaliha — sustav vas upozorava kad padne ispod te razine.

Premještanje između skladišta

1. Otvori skladište izvora → odaberi artikl → „Premjesti".
2. Odaberi cilj (drugo skladište) → količina → potvrdi.
3. Zaliha se ažurira u oba istovremeno.

Pozivanje novog zaposlenika Admin/HR

1. Osoblje i HR → Osoblje → „+ Novi".
2. Unesite e-mail osobe koju pozivate i odaberite ulogu (Receptionist, Cleaner…). Sustav će vas upozoriti ako je e-mail već registriran.
3. Kliknite „QR kod" — otvara se prozor s QR kodom i poveznicom.
4. Kliknite „Pošalji na e-mail" — sustav šalje pozvanoj osobi e-mail s poveznicom i PDF-om s QR kodom. (Alternativno: „PDF" za ručno preuzimanje i dijeljenje.)
5. Pozvana osoba klikne na poveznicu (ili skenira QR), prolazi kroz registraciju s istom e-mail adresom i automatski dobiva odabranu ulogu.

Stvori smjenu

1. Osoblje i HR → Smjene.
2. Odaberite tjedan i kliknite na ćeliju (zaposlenik × dan).
3. Unesite vrijeme početka i kraja, tip smjene (dnevni/noćni).
4. Spremite — zaposlenik dobiva obavijest.

Generiranje izvještaja

1. Osoblje i HR → Sažetak radnih sati.
2. Filtrirajte: razdoblje (od–do), odjel, zaposlenik.
3. Vidite: redovni sati, prekovremeni, godišnji, bolovanje.
4. Kliknite „Izvezi" → Excel / PDF za računovodstvo.

Nova objava Manager

1. Oglasna ploča → „+ Nova objava".
2. Naslov + tekst (formatiranje, slike).
3. Odaberite vidljivost: svi, određeni odjel, ili konkretne uloge.
4. (Opcionalno) Datum isteka.
5. Spremite — push obavijest se šalje ciljnoj grupi.

Pretraga i pozivanje

1. Otvorite Imenik kontakata (donji gumb u izborniku web, ili modal preko nje).
2. Upišite ime, tvrtku ili kategoriju.
3. Klik na broj telefona — kopira ga (ili na mobilu, direktno zove).

Slanje poruke

1. Mobile → tab Chat.
2. Tap „+" → odaberite kolegu ili odjel.
3. Pišite, šaljite foto, voice message.
4. Vidi se „pročitano" i kad je primatelj online.

Pregled

1. Web: zvonce gore desno.
2. Mobile: tab „Obavijesti".
3. Sortirane po vremenu — nepročitane su podebljane.
4. Klik otvara izvornu stavku (zadatak, defekt, poruku…).

Novi unos Accountant/Manager

1. Financije → Financijske stavke → „+ Nova".
2. Vrsta: Prihod / Rashod.
3. Kategorija (Reklama, Komunalije, Plaće…).
4. Iznos, datum, opis.
5. Učitajte račun / PDF kao prilog.

Pretraga i ispis

1. Financije → Računi.
2. Pretražite po broju računa, datumu, iznosu ili gostu.
3. Otvorite račun → „Ispis" ili „Pošalji email gostu".

Pregled

1. Statistike → Moje statistike.
2. Vidite: dovršeni zadaci ovog mjeseca, prosjek vremena, ranking u odjelu.
3. Promijenite razdoblje (filter gore desno).

Što gledati Manager

1. Statistike → Popunjenost.
2. Popunjenost % — najvažnija metrika.
3. ADR — prosječna cijena po prodanoj sobi.
4. RevPAR — prihod po raspoloživoj sobi (ADR × popunjenost%).
5. Usporedba s istim razdobljem prošle godine — prati trend.

Pregled

1. Statistike → Prihodi.
2. Razdvojeno po segmentu: smještaj, hrana, piće, spa, dodatne usluge.
3. Razdvojeno po kanalu: direktno, Booking.com, Expedia…
4. Izvoz u Excel za računovodstvo.

Što vidite

• Broj zadataka po odjelu i zaposleniku.
• Prosječno vrijeme rješavanja.
• Postotak zadataka u roku.

Korištenje za odluke

Ako neka soba prijavi puno servisnih naloga — vrijeme za renovaciju. Ako jedan tip opreme često kvari — promijeniti dobavljača.

Novi unos Manager/Recepcija

1. Turistički vodič → „+ Nova lokacija".
2. Odaberite tip: Grad, Događaj, Atrakcija ili Lokalna preporuka.
3. Naziv, opis, slike.
4. Adresa, koordinate (Google Maps pin).
5. (Opcionalno) Marker na karti — gosti vide na vlastitoj mapi u app-u.

Lokalne preporuke Manager/Recepcija

Umjesto da gosti pretražuju Google, pokažite im mjesta koja hotel osobno preporučuje: omiljenu slastičarnu, vinariju, lokalnu trgovinu suvenira, najbolji restoran u blizini.

1. Otvorite tab „Lokalna preporuka" i kliknite „Kreiraj".
2. Odaberite kategoriju: Trgovina, Restoran, Vinarija, Slastičarna, Bar, Pekara, Kafić ili Ostalo.
3. Unesite naziv, kratak opis i adresu.
4. (Opcionalno) Telefon i radno vrijeme (npr. „Pon-Pet 8-20, Sub 9-13").
5. Označite kao preporučeno ako želite istaknuti gostima.

Učitaj dokument Admin/HR

1. Dokumenti → „+ Učitaj".
2. Datoteka (PDF / DOCX / slika), kategorija, opis.
3. Tko može vidjeti (svi / odjeli / uloge).

Sat prijave i odjave Admin

Hotel može definirati u koji lokalni sat gosti smiju ući u sobu i do kada moraju izaći. Sustav koristi te postavke za automatsku odjavu.

1. Administracija → Postavke hotela.
2. U polju „Vremenska zona" odaberite zonu hotela (npr. Europe/Zagreb).
3. U polju „Sat prijave" odaberite npr. 14:00 (uobičajeno za hotele).
4. U polju „Sat odjave" odaberite npr. 11:00.
5. Spremite.

Pravila za djecu Admin

Dvije postavke određuju kako se djeca naplaćuju kod izravnih rezervacija: „Djeca besplatno do dobi" (zadano 12) i „Cijena za dijete" (zadano 70% cijene po odrasloj osobi).

1. Administracija → Postavke hotela → postavite dob i postotak → Spremite.
2. Kod rezervacije se unose odrasli i dob svakog djeteta. Dijete mlađe od zadane dobi boravi besplatno (zauzima krevet); starije dijete plaća postotak cijene po odrasloj osobi (cijena sobe za odrasle podijeljena s brojem odraslih).

Primjer (12 g. / 70%): soba za 2 osobe 100 € → cijena po odrasloj osobi 50 €. Obitelj 2 odraslih + dijete (8) + dijete (14) plaća 100 € + 70% × 50 € = 135 € po noći — osmogodišnjak je besplatan, četrnaestogodišnjak plaća 35 €. Cijena za 3 osobe nije potrebna — djeca se ne naplaćuju po skali zauzeća.

Koliko djece stane u koju sobu određuju polja maks. broj odraslih i maks. broj djece na samoj sobi (Sobe) — djeca smiju popuniti krevete iznad granice odraslih, do kapaciteta. Bebe unesite kao djecu (dob 0–1): besplatne su, ali zauzimaju krevet.

Povezivanje Admin

Postavljanje ide u karticama pod Administracija → Booking kanali → „Postavljanje". Preduvjet: superadmin je unio Zodomus API kredencijale (vidi „Globalne postavke" na dnu).

1. 1. Booking pružatelji: iz padajućeg izbornika odaberite kanal (Booking.com, Airbnb, Expedia…), kliknite „Dodaj pružatelja" i za svaki upišite njegov Property ID (ID nekretnine kod tog kanala). Isti hotel može imati više pružatelja, svaki sa svojim Property ID-om.
2. 2. Povezivanje nekretnine: kliknite „Poveži". Nakon uspješne veze status prelazi u „🟢 Aktivno".
3. 3. Mapiranje soba (vidi karticu ispod) — bez mapiranja se ništa ne šalje na kanale.

Status, pauziranje i automatsko slanje

1. Zaglavlje prikazuje status veze i vrijeme zadnje sinkronizacije.
2. „Testiraj vezu" provjerava kredencijale u svakom trenutku.
3. „Pauziraj" privremeno zaustavlja slanje dostupnosti i cijena na OTA kanale; „Nastavi" ih ponovno uključuje.

Mapiranje tipova soba

Booking.com „soba" je zapravo tip sobe s količinom (npr. „Dvokrevetna — 5 jedinica"), pa se i mapiranje radi po tipu sobe, ne po fizičkoj sobi.

1. Za svaku OTA sobu odaberite tip sobe (uz naziv se prikazuje broj jedinica), a zatim za svaku tarifu kanala (Fleksibilna, Nepovratna…) TRS tarifu koja određuje njezine cijene (po jedan padajući izbornik po tarifi kanala).
2. Kliknite „Mapiraj". Jedan tip sobe = jedna OTA soba po kanalu — dva OTA unosa ne smiju dijeliti isti fond soba (rizik preprodaje); u tom slučaju napravite dva tipa sobe.
3. Mapiranje možete privremeno pauzirati ili obrisati ikonama uz svaku sobu; poveznice tarifa mijenjate ikonom ✎ uz oznake tarifa (bez ponovnog mapiranja).

Cijene i ograničenja

Dostava rezervacija i ručna sinkronizacija

Rezervacije s kanala stižu na tri načina, tako da se ništa ne izgubi:

1. Webhook (primarno): Zodomus u stvarnom vremenu javlja novu/promijenjenu/otkazanu rezervaciju; TRS je odmah obradi u boravak (HotelStay).
2. Satna sinkronizacija (sigurnosna mreža): svaki sat TRS povuče red rezervacija i obradi sve što je webhook eventualno propustio.
3. Noćno usklađivanje (najdublja mreža): svake noći (02:00) TRS ponovno prođe red rezervacija i po hotelu napravi puno usklađivanje dostupnosti.

Kartica „Zapisi sinkronizacije" prikazuje pristigle rezervacije (kanal, kod rezervacije, status, izvor, je li obrađeno). Kartica „Ručna sinkronizacija" omogućuje da odmah povučete neobrađene rezervacije.

Globalne postavke Superadmin

Pod Administracija → Booking kanali API superadmin unosi Zodomus API kredencijale (osnovni URL — staging/produkcija — te API korisnika i lozinku) i webhook ključ kojim se potvrđuje vjerodostojnost dolaznih webhooka. Prikazuje se i URL webhooka koji upisujete u Zodomus backoffice te vrijeme zadnjeg primljenog webhooka.

Kako gost povezuje boravak Gost

Rezervacije s kanala stižu bez korisničkog računa. Povezivanje se obavlja u Hotel TRS mobilnoj aplikaciji putem poveznice iz e-poruke potvrde — nema posebne web stranice za unos. Nakon povezivanja gost u aplikaciji vidi svoj boravak, račune, ankete i digitalni ključ.

1. Gost na mobitelu otvori poveznicu iz e-poruke potvrde (u e-pošti realna adresa prikazana je i QR kôd).
2. Ako nema aplikaciju, preusmjerava se na preuzimanje. Nakon instalacije ponovno otvori poveznicu, registrira se (ili prijavi) i boravak se povezuje automatski.
3. Ako već ima aplikaciju, otvaranje poveznice je otvara s podacima rezervacije i nakon prijave se boravak povezuje automatski.

Automatsko slanje poveznice pri check-inu Recepcija

OTA e-pošta gosta je često maskirani alias (npr. …@guest.booking.com) pa poveznica poslana pri rezervaciji ne stigne uvijek. Kada recepcija pri check-inu upiše pravu e-poštu gosta, sustav automatski ponovno pošalje poveznicu za povezivanje na tu adresu (samo za nepovezane goste s OTA rezervacije).

Kontakt rezervacije i ručno povezivanje Recepcija

Na popisu boravaka gumb Kontakt rezervacije (ikona iskaznice) otvara podatke osobe s rezervacije (prazna polja su skrivena) i status povezivanja s računom: „Povezano" (rezervacija je spojena s korisničkim računom) ili „Nije povezano" (rezervacija još nije spojena ni s jednim računom). Pojam „kontakt rezervacije" razlikuje osobu s rezervacije od korisničkih računa (gostiju). Za nepovezane kontakte tu je i gumb „Ponovno pošalji poveznicu" koji šalje poziv na dostupnu adresu — ako e-pošta nije dostupna, sustav to jasno javi.

Ako gost ne može pronaći kôd, osoblje ga može i ručno povezati s računom (zabilježeno u evidenciji kao „staff override"). Tražite potvrdu identiteta gosta prije povezivanja.

Audit Dashboard Admin

Pregled sumnjivih radnji: brisanje, masovne promjene, pristup iz neuobičajenih lokacija.

Activity Log

Lista svih radnji u sustavu. Filtrirajte po korisniku, datumu, vrsti radnje.

Access Log

Tko se kada prijavio. Korisno za istrage sigurnosnih incidenata.

Audit Trail

Detaljna promjena svake stavke — staro vs novo stanje, korisnik, vrijeme.

Dodavanje brave Admin

1. Administracija → Smart Locks → „+ Nova brava".
2. Skenirajte QR kod brave (ili unesite ID).
3. Povežite sa sobom u sustavu.
4. Testirajte — otključajte preko mobilne app-e.

Gost otključava sobu (mobile) Gost

Pri check-inu, gostu se mobilna app aktivira za digitalni ključ. U sobi: tap „Otključaj" na bravi → Bluetooth proxima → vrata se otključavaju.

Otključavanje ulaznih vrata (Glavni ulaz) Gost Osoblje

Na početnom zaslonu mobilne aplikacije, između pozdrava i brzih akcija, nalazi se gumb „Glavni ulaz". Tap → Bluetooth pronalazi najbližu ulaznu bravu → vrata se otključavaju. Ako hotel ima više ulaza, aplikacija redom isproba ključeve dok ne otvori bravu u dometu.

• Tko ga vidi: osoblje uvijek; gost dok ima aktivan boravak (rezervacija ili prijava).
• Boravak u više hotela: ako gost ima aktivne boravke u više hotela, aplikacija prvo pita za koji hotel otključava.
• Glavni ključ: osoblje kojem je dodijeljen glavni ključ na istom zaslonu vidi i gumb „Glavni ključ" za otvaranje svih soba.

Glavni ključ (master) Admin

1. U Smart Locks dodajte bravu s vrstom vrata „Glavni ključ" i zalijepite master ključ iz aplikacije proizvođača (npr. Adria). Po hotelu postoji samo jedan.
2. Otvorite tu bravu → „Vjerodajnice" → „Izdaj" i odaberite člana osoblja kojem dodjeljujete glavni ključ.
3. Za oduzimanje: opozovite vjerodajnicu tog člana (otkaz osoblja automatski opoziva sve njihove ključeve).

Promjena ključa brave (re-key) Admin

Kad je ključ izgubljen ili kompromitiran: prvo promijenite ključ fizičke brave u aplikaciji proizvođača (npr. Adria), zatim u Smart Locks kod te brave kliknite ikonu olovke i zalijepite novi ključ.

Zahtjev gosta za brisanje Admin

1. Administracija → GDPR Administracija.
2. Pronađite gosta po e-mailu.
3. „Izbriši sve osobne podatke" → potvrdite.
4. Sustav anonimizira gosta (boravci ostaju za računovodstvo, ali bez imena).

Izvoz podataka gosta

Isti modul → „Izvezi sve podatke" → PDF/JSON gostu na zahtjev.

Samostalno brisanje računa bez prijave Web

Gosti mogu zatražiti trajno brisanje računa i osobnih podataka bez prijave, putem javne stranice (poveznica na Google Play / App Store listingu):

hotel-trs.com/Account/DeleteAccountRequest

1. Gost unese e-mail adresu povezanu s računom.
2. Na tu adresu šalje se poveznica za potvrdu (vrijedi 24 sata).
3. Klikom na poveznicu i potvrdom pokreće se trajno brisanje.

Što se briše: profil, kontaktni podaci, profilna fotografija, učitani dokumenti, povijest poruka i podaci za prijavu.

Što se zadržava: podaci o rezervacijama i financijama anonimiziraju se i zadržavaju u skladu sa zakonskim i računovodstvenim obvezama.

Napomena: računi osoblja i vlasnika hotela ne mogu se obrisati ovim putem — osoblje se javlja voditelju, a vlasnik mora prvo prenijeti vlasništvo.

Prvi koraci

1. Instalirajte HotelTRS iz Google Play / App Store.
2. Otvori app — proći ćete kroz 3-4 kratka koraka uvoda.
3. Dozvolite: Push obavijesti (obavezno), Lokacija (za vodič), Kamera (za QR i foto), Bluetooth (za pametne brave).
4. Prijava — vidi odjeljak „Prijava".

Što možete

1. Promijeniti foto avatara.
2. Promijeniti lozinku.
3. Postavke obavijesti (po kategoriji).
4. Jezik.
5. Odjaviti se.

Različite upotrebe

1. Gost: nakon prijave, vidi svoj QR kod — koristi se za ulaz u spa, wifi, ili check-out.
2. Staff: skenira QR na sobi → odmah otvara karton sobe i tekuće zadatke.
3. Artikli: skeniraj QR na artiklu u inventaru → trenutno vidiš stanje zalihe.

Kao gost Gost

1. Dođite do vrata (Bluetooth treba biti uključen).
2. Otvorite app → tap „Moja soba" → „🔓 Otključaj".
3. Vrata se otvaraju za 1-2 sekunde.

Klockanje smjene Svi

1. Mobile → „Izvještaj sati".
2. Tap „Početak smjene" kad stignete.
3. Pauza? — tap „Pauza" (pauza se ne broji).
4. Tap „Kraj smjene" kad odlazite.

Pregled

Tab „Raspored" prikazuje sve smjene. Tap dan → detalji (vrijeme, lokacija, zadaci).

Korak

1. Mobile → „Dostupnost".
2. Tap na datum → odaberi status.
3. Spremi.

Tijek Gost

1. Gost u svojoj app-i tap „Zatraži uslugu" → odabere (više ručnika, room service, taxi…).
2. Push obavijest ide na odgovorni odjel.
3. Staff otvori → „Prihvati" → odrade → „Završeno".
4. Gost dobiva potvrdu.